Ordentliche Buchführung ist für Selbstständige Pflicht und kostet oft mehr Zeit als nötig. Die richtige Software macht den Unterschied – vorausgesetzt, sie passt zur eigenen Situation.
Wer braucht was?
Die Anforderungen an die Buchführung hängen stark von der gewählten Rechtsform und dem Umsatz ab. Freiberufler und Kleinunternehmer müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG hingegen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für die meisten Soloselbstständigen reicht deshalb eine einfache Cloud-Lösung aus.
lexoffice
lexoffice gehört zu den meistgenutzten Programmen für kleine Unternehmen und Freiberufler in Deutschland. Es bietet Rechnungsstellung, automatischen Bankimport und eine einfache EÜR-Erstellung. Das Programm arbeitet mit DATEV zusammen, was die Übergabe an einen Steuerberater erleichtert.
Die monatlichen Kosten starten im einfachsten Tarif bei rund 7 bis 8 Euro und steigen je nach Funktionsumfang. Für Gründer, die gelegentlich Rechnungen schreiben und ihre Ausgaben im Blick behalten wollen, ist das eine solide Wahl.
sevdesk
sevdesk ist ähnlich positioniert wie lexoffice und richtet sich ebenfalls an Kleinunternehmer und Selbstständige. Die Benutzeroberfläche gilt als besonders intuitiv. Belege können per Smartphone-App fotografiert und automatisch kategorisiert werden.
sevdesk bietet eine direkte Schnittstelle zu Steuerberatern und ermöglicht das digitale Vorsteuernachweise-Versenden ans Finanzamt. Die Preisstruktur ist vergleichbar mit lexoffice.
WISO Steuer
WISO Steuer ist vor allem für die jährliche Steuererklärung bekannt, bietet in den neueren Versionen aber auch Funktionen für die laufende Buchführung. Es eignet sich besonders für Soloselbstständige, die ihren Fokus auf die Steuererklärung legen und keine umfangreiche Rechnungsverwaltung benötigen.
WISO wird als Jahreslizenz (Einmalkauf) angeboten, was es für gelegentliche Nutzer günstiger macht als Abo-Lösungen.
Kostenlose Alternativen
Wer am Anfang steht und keine monatlichen Kosten für Software ausgeben will, kann zunächst mit einer strukturierten Excel- oder Google-Sheets-Vorlage beginnen. Das Bundesministerium für Wirtschaft stellt auf existenzgruender.de kostenlose EÜR-Vorlagen bereit.
Für die GnuCash-Software (kostenlos, Open Source) gibt es ebenfalls Vorlagen für die EÜR. Der Nachteil: Der Einarbeitungsaufwand ist höher als bei kommerziellen Cloud-Lösungen, und die Schnittstellen zu Steuerberater und Finanzamt fehlen.
Worauf es bei der Wahl ankommt
Entscheidend ist vor allem die Frage, ob ein Steuerberater involviert ist. Wenn ja, sollte die Software eine DATEV-Schnittstelle haben, damit Daten reibungslos übergeben werden können. Außerdem lohnt sich ein Blick auf den mobilen Belegerfassungs-Workflow: Wer viel unterwegs ist, profitiert von einer guten Smartphone-App.
Für Gründerinnen und Gründer, die eine GmbH betreiben, ist eine vollwertige Buchführungssoftware mit doppelter Buchführung notwendig. In diesem Fall ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater meist ohnehin ratsam.